Thuê văn phòng là một trong những quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Để lựa chọn được văn phòng phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố, đặc biệt là quy mô nhân sự hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai.
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định diện tích văn phòng cần thuê. Trung bình, mỗi nhân sự cần khoảng 5–7 m² làm việc, chưa bao gồm khu vực lễ tân, phòng họp, pantry. Việc thuê văn phòng quá nhỏ sẽ gây chật chội, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, trong khi thuê quá lớn lại làm tăng chi phí không cần thiết.
Tiếp theo là loại hình văn phòng. Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có thể ưu tiên văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng trọn gói để tiết kiệm chi phí ban đầu. Trong khi đó, doanh nghiệp vừa và lớn thường phù hợp với văn phòng hạng B hoặc hạng A để đảm bảo tính chuyên nghiệp và ổn định lâu dài.
Ngoài ra, vị trí văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng. Văn phòng nên nằm ở khu vực giao thông thuận tiện, dễ tìm, gần các tiện ích như ngân hàng, nhà hàng, bãi đỗ xe… Điều này không chỉ tạo thuận lợi cho nhân viên mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng, đối tác khi đến làm việc.
Cuối cùng, doanh nghiệp nên cân nhắc thời hạn thuê và điều khoản hợp đồng. Nên ưu tiên các hợp đồng linh hoạt, có điều khoản gia hạn hoặc mở rộng diện tích để phù hợp với tốc độ tăng trưởng trong tương lai.
