Nhiều doanh nghiệp khi thuê văn phòng chỉ quan tâm đến giá thuê/m² mà bỏ qua các chi phí phát sinh khác, dẫn đến vượt ngân sách dự kiến. Việc nắm rõ các khoản chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tài chính.
Chi phí đầu tiên là giá thuê văn phòng, thường được tính theo m²/tháng và có thể thay đổi tùy theo hạng tòa nhà, vị trí và diện tích thuê. Bên cạnh đó là phí quản lý, bao gồm chi phí vận hành tòa nhà, bảo vệ, vệ sinh khu vực chung, bảo trì hệ thống kỹ thuật.
Tiếp theo là chi phí điện điều hòa và điện tiêu thụ trong văn phòng. Một số tòa nhà tính điện điều hòa theo giờ hành chính, một số lại tính theo thực tế sử dụng. Doanh nghiệp cần hỏi rõ để tránh phát sinh chi phí cao ngoài dự kiến.
Ngoài ra, còn có chi phí đặt cọc và thanh toán. Thông thường, doanh nghiệp sẽ phải đặt cọc từ 2–3 tháng tiền thuê và thanh toán theo quý hoặc theo tháng. Đây là khoản chi phí ban đầu cần chuẩn bị sẵn.
Cuối cùng là chi phí hoàn thiện nội thất và trang thiết bị. Với văn phòng bàn giao thô, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm cho việc thiết kế, thi công nội thất. Vì vậy, cần cân nhắc lựa chọn văn phòng đã có sẵn nội thất hoặc văn phòng trọn gói để tối ưu ngân sách.
