Khi thuê văn phòng, ngoài yếu tố giá thuê và vị trí, pháp lý tòa nhà là yếu tố quan trọng nhưng thường bị doanh nghiệp bỏ qua. Việc kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tranh chấp, gián đoạn hoạt động kinh doanh về sau.
Trước hết, doanh nghiệp cần xác minh quyền cho thuê của chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý. Tòa nhà phải có giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng ủy quyền hợp pháp cho phép khai thác cho thuê văn phòng.
Tiếp theo là mục đích sử dụng của tòa nhà. Theo quy định, tòa nhà cho thuê văn phòng phải được cấp phép sử dụng đúng mục đích “văn phòng – thương mại”. Việc đặt trụ sở công ty tại tòa nhà không đủ điều kiện pháp lý có thể gây khó khăn khi đăng ký kinh doanh hoặc quyết toán thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC), hệ thống an toàn kỹ thuật và các biên bản nghiệm thu theo quy định. Đây là yếu tố bắt buộc, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
Cuối cùng, cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho tiền thuê và các khoản phí phát sinh để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hạch toán tài chính.
